Mesai Dışı ve Hafta Sonu Taşıma
Ofis taşımasını mesai saatinde yapmak, o gün hiç kimsenin çalışamaması demektir. Bu yüzden büro taşımalarını ağırlıklı olarak cuma akşamı başlatıp hafta sonu tamamlıyoruz. Çalışanlar cuma günü işini bitirip çıkıyor, biz o akşam yüklemeye başlıyoruz.
Hafta sonu boyunca yeni ofiste masalar kuruluyor, dolaplar yerleştiriliyor, kablolar çekiliyor. Pazartesi sabahı çalışanlar geldiğinde masasını ve bilgisayarını hazır buluyor. Kimse kutu açmakla, kablo aramakla vakit kaybetmiyor.
İş yoğunluğunuz hafta sonunu da kapsıyorsa akşam saatlerine yayılan etaplı bir plan da kurabiliyoruz. Departman departman taşıyarak ofisin bir kısmı çalışırken diğer kısmın taşınmasını sağlıyoruz. Bu planlama keşif sırasında sizinle birlikte yapılır.
- Cuma akşamı yükleme, hafta sonu kurulum, pazartesi çalışır teslim
- İsteğe göre departman departman etaplı taşıma
- Mesai saatleri dışında yükleme ve boşaltma
- Bina yönetimiyle asansör ve giriş saatlerinin önceden ayarlanması
Bilgisayar, Sunucu ve Elektronik Ekipman
Bilgisayarlar, monitörler, yazıcılar ve sunucu dolabındaki cihazlar ofisin en hassas eşyalarıdır. Bunlar diğer eşyalarla aynı kutuya konmaz. Her cihaz ayrı ayrı, darbe emici malzemeyle sarılır ve boyutuna uygun kutuya yerleştirilir.
Sunucu ve ağ ekipmanının sökülmesi ve yeniden devreye alınması sizin bilgi işlem sorumlunuzla koordineli yürütülür. Cihazların kapatılma sırası, kabloların sökülmesi ve yeni odada aynı düzende kurulması için birlikte hareket ederiz. Bu konuda tek başımıza karar almayız.
Araca yüklemede elektronik ekipman ayrı bir bölgede toplanır ve üzerine ağır parça konmaz. Sabitleme yapılarak yol boyunca kaymaları engellenir.
- Her cihaz için ayrı ve darbe korumalı paketleme
- Sunucu ve ağ ekipmanında bilgi işlem sorumlusuyla ortak çalışma
- Elektronik eşyaların araçta ayrı bölgede ve üzeri boş taşınması
Kablo ve Etiket Düzeni
Ofis taşımalarında en çok vakit kaybettiren şey, yeni adreste hangi kablonun nereye gittiğinin bilinmemesidir. Bunu baştan çözüyoruz: sökülen her kablo, ait olduğu cihaz ve porta göre etiketleniyor. Monitör kabloları, güç kabloları, ağ kabloları ayrı ayrı toplanıp ilgili cihazın kutusuna konuyor.
Masalar da numaralandırılır. Hangi çalışanın hangi masası, hangi dolabı, hangi bilgisayarı ise hepsi aynı numarayı taşır. Yeni ofiste kurulum bu numaraya göre yapılır, kimin eşyası nerede sorusu ortadan kalkar.
Bu düzen sayesinde pazartesi sabahı bilgisayarını açan çalışan, kendi kablosunu kendi cihazına takılmış halde bulur.
- Sökülen tüm kabloların cihaz bazlı etiketlenmesi
- Masa, dolap ve cihazların çalışan bazlı numaralandırılması
- Yeni ofiste yerleşim planına göre kurulum
Dosya, Arşiv ve Gizli Evrak
Ofis arşivi taşımanın en sıkıcı ama en riskli parçasıdır. Klasörlerin karışması, bir dosyanın kaybolması ciddi sorun yaratır. Arşiv, raf sırası bozulmadan kutulanır; kutular sıralarına göre numaralandırılır ve yeni adreste aynı sırayla rafa dizilir.
Gizlilik gerektiren evrak için kutular kapatılıp mühürlenebilir. Bu kutular ayrı tutulur ve yalnızca sizin yetkilendirdiğiniz kişinin yanında açılır. Ekibimiz kutu içeriğine bakmaz, buna gerek de yoktur.
Muhasebe evrakı, personel dosyaları, sözleşme klasörleri gibi kritik belgeler için hangi kutuda ne olduğunun listesi çıkarılır ve size teslim edilir.
Ofis Mobilyası Söküm ve Kurulum
Çalışma masaları, bölme panelleri, toplantı masası, dosya dolapları ve kütüphaneler demonte edilerek taşınır. Söküm sırasında çıkan parçalar mobilya bazında torbalanır ve etiketlenir. Kurulumda eksik vida arayışı olmaz.
Yeni ofiste kurulum, önceden hazırlanan yerleşim planına göre yapılır. Planı sizden alırız; yoksa keşif sırasında birlikte çıkarırız. Masaların yönü, prizlere uzaklığı, toplantı odasının düzeni önceden kararlaştırılır.
Mobilya söküm ve kurulum hizmetimize dahildir. Ayrı bir usta çağırmanıza gerek kalmaz.
Keşif, Sözleşme ve Sigorta
Büro taşımasında keşif zorunlu bir aşamadır ve ücretsizdir. Ofisi yerinde görmeden kaç kutu çıkacağını, kaç kişilik ekip gerektiğini, asansörün eşyaları alıp almayacağını kimse bilemez.
Keşif sonrası taşıma planı, tarih, saat ve kapsam sözleşmeye yazılır. Sizin tarafınızdan da tek bir yetkili kişi belirlemenizi isteriz; böylece taşıma boyunca kararlar tek elden alınır ve kimse birbirine ters talimat vermez.
Taşımalarımız sigortalıdır. Kapsam, işe başlamadan önce sözleşmede açıkça belirtilir.
Taşınma Öncesi Ofis Envanteri ve Yerleşim Planı
Ofis taşımasında işi kolaylaştıran tek şey vardır: yeni ofisin yerleşim planının taşınmadan önce hazır olması. Hangi departman hangi alanda oturacak, kim hangi masada çalışacak, toplantı odası ve dolaplar nereye gelecek; bunlar belliyse boşaltma tek seferde biter. Plan yoksa eşyalar geçici olarak bir yere bırakılır ve ertesi hafta çalışanlar kendi masasını kendisi taşımaya başlar. Basit bir kat planı çizip alanlara numara vermek, taşımanın en verimli hazırlığıdır.
Plan hazırsa etiketleme mantıklı hale gelir. Yeni ofisteki her alana bir numara veya renk verilir, aynı işaret masalara, dolaplara ve kolilere yapıştırılır. Ekip boşaltma sırasında etikete bakar ve eşyayı doğrudan ait olduğu yere koyar, kimseye bu nereye diye sormaz. Etiket sistemini biz kurarız ama alan numaralarının kime ait olduğunu sizin belirlemeniz gerekir.
Envanterin ikinci faydası eleme. Ofisler taşınırken yıllardır kullanılmayan bozuk yazıcılar, eski monitörler, kırık sandalyeler ve kimsenin açmadığı arşiv kutuları ortaya çıkar. Bunları taşımak yeni ofiste yer kaybı demek. Taşınma kararı verildiği an bir eleme yapın, gitmeyecek olanları ayrı bir alanda toplayın ve bize açıkça gösterin.
- Yeni ofisin kat planını taşınmadan önce netleştirin
- Alanlara numara veya renk verin, etiketler buna göre basılır
- Kullanılmayan eşyayı taşınmadan önce eleyin
- Gitmeyecek eşyaları ayrı alanda toplayıp işaretleyin
Çalışanlara Ne Söylenmeli: İç İletişim ve Masa Boşaltma
Ofis taşımasının en çok aksayan tarafı çalışanların ne yapacağını bilmemesi. Taşınmadan birkaç gün önce herkese net bir bilgilendirme gidin: hangi gün taşınıyoruz, kim ne zaman masasını boşaltacak, o gün ofise gelinecek mi, evden mi çalışılacak. Bu tek e-posta, taşınma günü ortaya çıkacak onlarca soruyu baştan bitirir.
Çalışanlardan istenecek şey aslında sade: masa üstünü ve çekmeceleri boşaltmak, kişisel eşyalarını kendi kutusuna koymak ve o kutuyu adıyla etiketlemek. Kişisel eşyayı ekibin toplamasını beklemeyin; bir çalışanın çekmecesinde nesi olduğu ancak kendisinin bileceği bir şeydir ve sonradan kaybolan bir eşya en can sıkıcı meseledir. Kutuları biz sağlarız, doldurma işini çalışan kendisi yapsın.
Yeni ofiste ilk gün nasıl başlanacağını da söyleyin. Bilgisayarlar kurulmuş ve kablolar takılmış olacak ama internet bağlantısı, telefon santrali ve yazıcı ayarları gibi işler sizin bilgi işlem tarafınızın işidir. Bu kurulumların taşımadan bir gün sonrasına değil, boşaltmayla aynı akşama planlanması en verimlisi. Çalışanlar pazartesi sabahı gelip oturduğunda çalışan bir masa bulursa taşınma başarılı olmuş demektir.
- Taşınma öncesi tek ve net bir bilgilendirme e-postası gönderin
- Her çalışan kendi kişisel eşyasını kendi kutusuna koysun
- Kutular çalışan adıyla etiketlensin
- İnternet ve santral kurulumunu boşaltma akşamına planlayın
Plaza ve İş Merkezi Pratikleri: Yönetim, Güvenlik, Asansör
İş merkezlerinde taşıma yapmak, bir apartmandan taşınmaktan farklı kurallar taşır. Çoğu plaza taşınma için önceden bildirim ister, taşımanın mesai dışında veya hafta sonunda yapılmasını şart koşar. Yük asansörü kullanımı için gün ve saat rezervasyonu gerekir, bazı binalarda kullanılabilecek zaman aralığı sınırlıdır. Bu bilgileri hem çıkacağınız hem gireceğiniz binadan önceden alın ve bize iletin; gün planını buna göre kurarız.
Güvenlik tarafı da atlanmaması gereken bir konu. Birçok binada içeri girecek ekibin isim listesinin önceden verilmesi ve araç plakalarının bildirilmesi isteniyor. Bunu taşınma sabahı halletmeye çalışırsanız ekip kapıda bekler ve rezerve ettiğiniz asansör saati boşa gider. Ekip listesi ve araç bilgilerini önceden hazırlayıp bina yönetimine gönderirsiniz, biz de sahaya kimlerin geleceğini net şekilde bildiririz.
Bina içi koruma da genelde yönetimin talebidir: koridor zeminlerinin ve asansör iç yüzeylerinin kaplanması, duvar köşelerinin korunması istenir. Bunlar zaten bizim standart çalışma şeklimizin parçası, ama binanın özel bir talebi varsa keşifte konuşalım. Taşımanın sonunda kullanılan alanların temiz bırakılması, hem yönetimle ilişkinizi hem depozitonuzu korur.
- Yük asansörü için gün ve saat rezervasyonu yaptırın
- Ekip isim listesi ve araç plakalarını güvenliğe önceden bildirin
- Binanın taşınma saati kısıtlarını her iki adres için de öğrenin
- Koridor ve asansör koruması taşıma öncesi uygulanır
Ofis Taşımasında Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, taşınmayı iş yoğunluğunun tam ortasına denk getirmek. Ay sonu kapanışı, bütçe dönemi veya büyük bir teslim haftası ile taşınmayı üst üste bindirirseniz ne iş yürür ne taşınma. Takvimde en sakin haftayı seçmek, taşınmanın maliyetini düşürmese de yarattığı kaybı ciddi biçimde azaltır.
İkinci hata, veri yedeklemesini atlamak. Sunucular ve bilgisayarlar bizim tarafımızdan uygun ambalajla taşınır ama bir cihazın taşıma dışı nedenlerle arıza vermesi her zaman mümkün. Taşınmadan önce kritik verinin yedeği alınmış olmalı; bu, nakliyatçının değil bilgi işlem tarafının sorumluluğudur ve genelde son ana kalır.
Üçüncü hata, arşivi ve gizli evrakı sıradan bir eşya gibi görmek. Hangi dosyaların hangi kutuya girdiği kayıt altına alınmazsa yeni ofiste doğru kutuyu bulmak günler alır. Bir de anahtar meselesi var: eski ofisin anahtarlarının kime teslim edileceği, yeni ofisin anahtarlarının taşınma sabahı kimde olacağı önceden belli olsun. Kapıda beklenen her saat, o gün için kurulan tüm planı kaydırır.
- Taşınmayı iş takviminin en sakin haftasına planlayın
- Kritik verinin yedeğini taşınmadan önce alın
- Arşiv kutularının içeriğini kayıt altına alın
- Her iki adresin anahtarları taşınma sabahı hazır olsun
Ofis ve Büro Taşımalarımızdan
Sık Sorulan Sorular
Ofisimizi hafta sonu taşıyabilir misiniz?
Evet. Büro taşımalarının büyük kısmını cuma akşamı başlatıp hafta sonu tamamlıyoruz. Amaç pazartesi sabahı ofisin çalışır durumda olması.
Bilgisayarları ve sunucuyu kim söküyor?
Cihazların sökülmesi ve yeniden kurulması sizin bilgi işlem sorumlunuzla koordineli yapılır. Paketleme, taşıma ve yerine yerleştirme bize aittir; sistem tarafındaki devreye alma sizin sorumlunuzla birlikte yürütülür.
Kablolar karışır mı?
Karışmaması için sökülen her kablo ait olduğu cihaza göre etiketlenir ve o cihazın kutusuna konur. Masalar ve cihazlar çalışan bazında numaralandırılır.
Arşiv dosyalarımızın sırası bozulur mu?
Bozulmaması için arşiv raf sırası korunarak kutulanır, kutular numaralandırılır ve yeni adreste aynı sırayla dizilir. Gizli evrak için kutular mühürlenebilir.
Taşıma sırasında kiminle muhatap olacağız?
Sizden bir yetkili kişi belirlemenizi isteriz, biz de ekipten sorumlu kişiyi bildiririz. Tüm koordinasyon bu iki kişi arasında yürür.
Ofis taşıması bir gecede tamamlanabilir mi?
Ofisin büyüklüğüne ve her iki binanın koşullarına bağlı. Orta ölçekli bir ofis, mesai bitiminde başlayıp gece boyunca süren bir çalışmayla ertesi sabaha yetiştirilebilir. Daha büyük ofislerde ise hafta sonuna yayılan ya da etaplı bir plan daha gerçekçi olur. Keşiften sonra hangi senaryonun mümkün olduğunu açıkça söyleriz; yetişmeyecek bir sözü baştan vermeyiz.
Bilgisayarların kablolarını yeniden siz mi takıyorsunuz?
Evet, sökerken kabloları etiketleyip düzenli şekilde topluyoruz ve yeni ofiste aynı düzenle geri takıyoruz. Ancak internet bağlantısının açılması, santral ayarları ve yazıcı kurulumları gibi işler bilgi işlem tarafının sorumluluğunda kalır; bu konuda ekibinizle koordineli çalışırız.
Taşınmadan çıkan eski eşyaları ne yapıyorsunuz?
Gitmeyecek eşyaları taşımıyoruz; onları ayırıp işaretlemeniz yeterli. Bu eşyaların binadan çıkarılması ya da elden çıkarılması ayrı bir konu ve nasıl ilerleyeceğimizi keşif sırasında konuşuyoruz. Önemli olan bunun taşınma gününe bırakılmaması.
Ücretsiz Keşif İster misiniz?
Eşyanızı yerinde görelim, size net bir fiyat sunalım. Keşif ücretsizdir ve sizi hiçbir şeye mecbur bırakmaz.