Fuar Taşımacılığı

Kurulum Saatine Yetişmek

Fuar alanları malzeme girişine belirli saat aralıklarında izin verir. Bu aralık kaçtığında bir sonrakini beklemek zorunda kalırsınız ve kurulum ekibiniz boşa bekler. Bu yüzden fuar taşımalarında çıkış saatini, güzergâhı ve alana varış saatini geriye doğru hesaplayarak planlıyoruz.

Fuar organizatöründen aldığınız giriş saatini, hol numarasını ve stant numarasını bize önceden iletmeniz gerekir. Bu bilgiler netleştikten sonra yükleme saati belirlenir ve trafik durumu da hesaba katılarak pay bırakılır.

Alana varıldığında malzemenin doğrudan stant alanına indirilmesi hedeflenir. Ortada bekleyen, holün bir köşesine yığılmış malzeme hem kaybolur hem kurulum ekibini yavaşlatır.

• Kurulum saatinden geriye doğru yükleme planı
• Hol ve stant numarasına göre doğrudan teslim
• Trafik ve giriş kuyruğu için zaman payı

Stant Malzemesinin Paketlenmesi

Stant panelleri, ahşap ve alüminyum profiller, baskılı görseller, vitrinler ve aydınlatma elemanları birbirinden çok farklı hassasiyetlere sahiptir. Hepsini aynı şekilde paketlemek olmaz. Baskılı görseller ve pleksi paneller çizilmeye karşı ayrı ayrı sarılır; profiller demet halinde bağlanır.

Cam vitrin ve raf yüzeyleri köşe koruma ve çok katmanlı ambalajla paketlenir. Aydınlatma elemanları ve elektronik ekran gibi hassas parçalar darbe emici malzemeyle sarılıp ayrı kutulara alınır ve araçta üzerine yük konmaz.

Fuarda sergilenecek ürünler varsa bunlar stant malzemesinden ayrı tutulur ve ayrı etiketlenir. Kurulum ekibi hangi kutuda ne olduğunu araştırmak zorunda kalmaz.

• Baskılı görsel ve panellerde çizilme koruması
• Cam ve pleksi yüzeylerde köşe koruma
• Aydınlatma ve ekranlarda darbe korumalı ayrı kutulama
• Stant malzemesi ile sergi ürününün ayrı etiketlenmesi

Fuar Alanı Giriş Kuralları

Her fuar alanının kendi kuralları vardır: araç giriş kartı, belirli kapıdan giriş, yükleme rampası kullanım süresi, alan içinde araç bekletme yasağı gibi. Bu kurallara uyulmadığında araç kapıdan geri çevrilebilir.

Organizatörden aldığınız giriş belgelerini ve kurallara dair yazışmaları bizimle paylaşmanızı isteriz. Ekibimiz alana bu kurallara uygun şekilde ve zamanında gelir; rampada gereksiz yere beklemez, boşaltmayı hızlıca yapıp alanı boşaltır.

Alan içinde el arabası, forklift gibi ekipman kullanımı organizatörün iznine bağlıdır. Bu konudaki durumu keşif ve planlama aşamasında birlikte netleştiririz.

Fuar Sonrası Söküm ve Geri Taşıma

Fuar bittiğinde iş bitmiş olmuyor. Söküm için de sınırlı bir saat aralığı verilir ve o aralıkta alanın boşaltılması beklenir. Sökümden sonra malzemenin alanda kalması sorun yaratır.

Fuar kapanış saatine göre ekibimiz alanda hazır bulunur. Sökülen malzeme yeniden ambalajlanarak araca yüklenir ve deponuza, ofisinize ya da belirlediğiniz adrese geri taşınır.

Malzemenizi bir sonraki fuara kadar saklamak isterseniz ambalaj ve depolama hizmetimizle eşyanız ambalajlı şekilde bekletilebilir. Böylece her fuar sonrası malzemeyi ofise yığmak zorunda kalmazsınız.

• Söküm saatinde alanda hazır ekip
• Malzemenin yeniden ambalajlanarak yüklenmesi
• İstenen adrese geri taşıma
• Sonraki fuara kadar depolama imkânı

Planlama, Sözleşme ve Sigorta

Fuar taşımasında keşif, malzemenin bulunduğu depo ya da ofiste yapılır. Ne kadar hacim çıkacağı, kaç kişilik ekip gerektiği ve hangi parçaların özel paketleme istediği burada belirlenir. Keşif ücretsizdir.

Yükleme günü, saati, alana varış saati ve söküm sonrası geri dönüş planı sözleşmeye yazılır. Fuar işlerinde tarih ve saat kritik olduğu için bunların yazılı olması iki taraf için de koruma sağlar.

Taşımalarımız sigortalıdır. Stant malzemesi ve sergilenecek ürünler de bu kapsamda değerlendirilir; kapsam sözleşmede belirtilir.

Fuar Öncesi Geri Sayım: Hangi İş Ne Zaman Yapılmalı

Fuar taşımacılığında takvim geriye doğru kurulur. Önce standın hazır olması gereken saat belirlenir, sonra kurulum süresi düşülür, sonra sahaya varış saati, en sonunda da yükleme saati bulunur. Bu geri sayım yapılmadan çıkılan hiçbir yol fuar alanına zamanında varmaz. Keşif sırasında yaptığımız ilk iş, fuar organizatörünün verdiği kurulum takvimini alıp bu geri sayımı birlikte kurmaktır.

Fuardan bir hafta önce stant malzemesinin fiziksel olarak hazır olması gerekir. Üretici ya da tedarikçi geciktiğinde nakliye tarafında telafi edilecek zaman kalmaz; sıkışan tek taraf araç değil, kurulum ekibidir. Malzemenin nerede olduğunu, kaç parça olduğunu ve kimin teslim edeceğini önceden netleştirin. Birden fazla yerden toplanacak malzeme varsa toplama sırasını ve saatlerini baştan planlarız.

Fuardan bir gün önce ise yükleme yapılır ve sevk evrakları hazırlanır. Fuar alanına giriş için organizatörün istediği belgeler, araç ve ekip bilgileri bu aşamada tamamlanmış olmalı. Kurulum günü sabahı kapıda evrak eksikliğiyle beklemek, fuar taşımacılığında en sık yaşanan ve en gereksiz gecikmedir. Belgeleri bir gün önce toparlamak bu riski tamamen ortadan kaldırır.

• Takvim, standın hazır olması gereken saatten geriye doğru kurulur
• Stant malzemesi fuardan bir hafta önce fiziksel olarak hazır olsun
• Birden fazla toplama noktası varsa sıra önceden planlanır
• Giriş evrakları kurulum gününe değil bir gün öncesine hazırlanır

Stant Dışında Kalanlar: Numune, Broşür, İkram ve Teknik Malzeme

Fuar taşımacılığı denince akla stant panelleri gelir ama sahada asıl kaybolan şeyler küçük olanlardır. Broşürler, kataloglar, promosyon ürünleri, numuneler, ikram malzemeleri, uzatma kabloları, aydınlatma elemanları ve el aletleri; bunların her biri ayrı ayrı kutulanmalı ve içeriğine göre etiketlenmelidir. Sahada bir kutuyu açıp aradığını bulamamak, kurulum saatinde en çok zaman kaybettiren durumdur.

Numuneler ayrı bir dikkat ister çünkü çoğu zaman tek örnektir ve yerine yenisi konamaz. Bunları kendi koruyucu ambalajıyla, ayrı bir kutuda ve mümkünse listeyle birlikte taşırız. Fuar bitiminde geri sayımı yapılabilsin diye giriş listesi ve çıkış listesi tutulur. Değerli ya da hassas numuneler varsa keşifte söyleyin, taşıma ve teslim planı bunlar üzerine kurulur.

Elektronik ekranlar, projeksiyon cihazları ve ses sistemleri gibi teknik malzemeler ise darbe ve titreşime karşı ayrı ambalajlanır, kabloları etiketlenerek kendi cihazıyla birlikte paketlenir. Sahada bir ekranın kablosunu aramak zorunda kalmamak için kurduğumuz düzen budur. Bu tür malzemeleri stant panelleriyle aynı kutuya koymak, fuar taşımacılığında en pahalı hatalardan biri.

• Broşür, promosyon ve ikram malzemesi ayrı kutulanır ve etiketlenir
• Numuneler listeli ve kendi koruyucu ambalajıyla taşınır
• Teknik cihazlar kablolarıyla birlikte, ayrı ve darbeye karşı paketlenir
• Fuar girişinde ve çıkışında liste üzerinden sayım yapılır

Fuar Alanında Sık Yaşanan Sorunlar

Fuar alanı, kurulum günü sadece sizin çalıştığınız bir yer değil; onlarca firmanın aynı anda kurulum yaptığı, forkliftlerin ve araçların sırayla girdiği yoğun bir sahadır. Yükleme rampalarında sıra beklemek normaldir ve bu bekleme planın içinde olmalıdır. Kurulum saatini rampada sıra beklemeyecekmişsiniz gibi hesaplamak, en yaygın planlama hatası.

İkinci sık sorun, standın kurulacağı alanın malzemenin geçeceği yola uzak olması. Fuar alanı içinde malzemenin elden taşınacağı mesafe bazen ciddi boyutta olur ve bu, kurulum süresine doğrudan eklenir. Stant yerinizin plandaki konumunu bize önceden verirseniz, ekip sayısını ve taşıma yöntemini buna göre ayarlarız.

Üçüncü sorun ise fuar alanı kurallarının firmadan firmaya değişmesi. Kimi alanda araçların belli saatlerde girmesine izin verilir, kimi alanda ekip için giriş kartı zorunludur, kimi alanda belirli ekipmanın kullanımı sınırlıdır. Organizatörün gönderdiği katılımcı el kitabında bunlar yazar ama çoğu kişi okumaz. O dokümanı bize iletmeniz yeter; kuralları biz okur, plana yansıtırız.

• Rampa ve giriş sırası bekleme süresi plana dahil edilir
• Stant konumunun giriş kapısına uzaklığı ekip planını değiştirir
• Organizatörün katılımcı el kitabını bizimle paylaşın
• Ekip giriş kartları ve araç izinleri önceden alınır

Fuar Sonrası: Malzemenin Ömrünü Uzatmak

Fuar biterken herkesin tek isteği bir an önce çıkmaktır ve söküm bu yüzden çoğu zaman aceleyle yapılır. Oysa standın ne kadar kullanılacağını belirleyen şey kurulum değil, sökümdür. Panellerin köşeleri, birleşim yerleri ve vidalı parçaları düzgün ambalajlanmazsa bir sonraki fuarda o stant kullanılamaz hale gelir. Söküm sırasında aynı özenle çalışırız, çünkü o standı bir daha kurmak da bizim işimiz olabilir.

Fuar sonrası malzemenin nereye gideceğine baştan karar verin. Doğrudan firmanıza mı dönecek, bir sonraki fuara mı gidecek, yoksa bir süre depolanacak mı? Fuar bitiminde bu kararın verilmemiş olması, malzemenin sahada ya da geçici bir alanda beklemesine yol açar; bekleyen malzeme hem risk altındadır hem de yeniden taşınır. Kararı kurulum aşamasında konuşmak en doğrusu.

Depolanacaksa malzemenin nemsiz ve düzenli bir alanda, ayakta ve etiketli şekilde muhafaza edilmesi gerekir. Bir sonraki fuarda kutuyu açtığınızda içinde neyin olduğunu bilmeniz, standın hangi parçasının nerede durduğunu görmeniz sizi bir gün kazandırır. Bu yüzden söküm sırasında tuttuğumuz liste, sadece taşıma için değil bir sonraki fuar için de işe yarar.

• Söküm, kurulumla aynı özende yapılır; stant ömrü buna bağlı
• Fuar sonrası malzemenin nereye gideceği baştan kararlaştırılır
• Depolanan malzeme etiketli ve düzenli şekilde muhafaza edilir
• Söküm listesi bir sonraki fuarın kurulumunu hızlandırır